5ème édition de l’Appel à Manifestations d’Intérêt « Surveillance & Evaluation » : focus sur la mise en œuvre de la DCE dans les territoires ultra-marins

Non. La lettre d’intention des partenaires, est une lettre sans format administratif défini (différent de la « lettre d’intention » du porteur de projet), qui explique l’intérêt pour les partenaires à s’investir dans le projet. Celle-ci peut être fournie lors du montage définitif.

Non. Du fait de leur statut, les sous-traitants ne doivent transmettre que leur RIB et leur SIRENE, le mandat et la lettre d’intention ne sont pas nécessaires pour les sous-traitants, contrairement aux partenaires.

Les partenaires du projet sont des contributeurs au projet, réunis en consortium ; les partenaires ou porteurs cofinancent le travail et partagent la propriété des résultats avec l’OFB. Les partenaires mandatent le porteur de projet pour que celui-ci signe le contrat avec l’OFB et perçoive les financements et reverse aux partenaires la part qui leur revient conformément à la structure financière du projet convenu.

Un sous-traitant est considéré ici au sens de la loi de 1975 sur la sous-traitance : prestataire à 100% de l’un des partenaires du projet (ou du porteur). Il est financé intégralement par le partenaire/porteur pour sa prestation et ne détient aucune propriété des résultats obtenus. Il n’est pas signataire du contrat avec l’OFB mais d’une annexe qui vaut acte d’engagement pour sa prestation. Le prestataire est payé directement par l’OFB bien qu’il soit sous-traitant d’un des membres du projet. En effet le membre du projet qui sous-traite ne peut pas le faire pour 100 % de son activité dans le projet.

En cas de consortium (projet exécuté dans le cadre d’une collaboration entre plusieurs partenaires) : un mandat et engagement relatif au projet sera signé par chaque partenaire du consortium et désignant le porteur de projet comme unique mandataire. Ces pièces seront à fournir par le porteur de projet au plus tard avant finalisation des contrats financiers, pour les projets retenus. Dans l’éventualité où un accord de consortium (ou équivalent) serait conclu entre le mandataire (porteur de projet) et les partenaires du consortium, celui-ci sera transmis à l’OFB, quel que soit sa date de signature.

Oui. Si les différents partenaires constituent des entités juridiquement distinctes, alors ils sont considérés comme tels, séparément (exemple : les différentes unités de l’INRAE).

Oui. Le budget du projet doit intégrer l’ensemble des coûts représentatifs des moyens humains, matériels, financiers directement mobilisés pour la réalisation du projet défini.

Oui. Les coûts du projet englobent les coûts de personnel. Le financement d’un thésard peut être intégré dans les coûts globaux de personnels.

Non. Les financements obtenus pour d’autres projets, qui ont permis l’achat de matériel ou le recrutement de personnels, ne peuvent pas être intégrés dans le coût global du projet, cela constituerait un double financement.

Oui. Tous les financements tiers dédiés au projet déposé sont acceptés, cela peut donc être un autre financement public.

Oui. [Achat] Les biens et équipements acquis par le co-contractant dans le cadre du projet et immobilisés dans ses comptes sont valorisés à hauteur de la charge d’amortissement constatée durant la phase de réalisation du projet. Attention : les dépenses antérieures à la signature de la convention de marché de R&D ne peuvent pas être retenues.

Oui. [Location] Ce type de dépense doit être inscrite dans le budget de fonctionnement du co-contractant mais doit être considérée seulement sur la durée du projet.

Non. Le cofinancement des projets lauréats prendra la forme de contrat R&D signé dans le cadre d’un marché, ce n’est ni une convention-cadre ni un contrat de coopération ni une subvention (en gros cela revient à un achat de prestation). Dans la fiche financière, vous devez donc inclure l’ensemble des coûts inhérents à votre projet, toutes les charges fiscales, parafiscales, ou autres qui concernent les actions que vous proposez. La fiche financière doit comprendre toutes les dépenses résultant de l'exécution des actions issues du projet, incluant toutes les réunions de préparation, les réunions de COPIL/COSUI, la production des livrables, les frais de personnel, les frais de courrier, les frais de livraison éventuels, les frais de déplacement, les charges, les fournitures, matériels, etc.

Non. Il n’est pas nécessaire de faire la distinction entre frais de personnel permanents et non permanents, le prix présenté doit faire apparaitre le coût global TTC frais de personnel compris. La fiche financière doit recenser tous les coûts de personnels inhérents à votre projet, qu’ils soient permanents ou non, fonctionnaires ou non.

Concernant la TVA, il y a en effet une différence entre l’hexagone et les territoires ultramarins, mais aussi entre assujettis et non assujettis. Dans le cadre de cet AMI, c’est au porteur de projet qu’est versée l’intégralité des financements (acomptes et solde), il doit par la suite se charger de redistribuer les montants à ses partenaires. En tant que porteur de projet, vous devez appliquer à votre part, la TVA en vigueur pour vous, et prévoir de verser des montants avec une TVA plus élevée, moins élevée ou exonérée à vos partenaires par la suite. Cela est donc à prévoir dans les coûts et dans la fiche financière. Il faut que vous reportiez ce que le projet va réellement vous coûter.

Le détail des coûts du projet, par action ou prestation, et par partenaire, sont à indiquer dans la fiche financière du dossier de candidature. Les éléments renseignés feront apparaître dans la fiche :

• l’ensemble des coûts d’équipements, de personnels, de fonctionnement et autres (HT et TTC) qui seront supportés par les partenaires du projet ;
• le montant de financement (HT et TTC) demandé auprès de l’OFB.

Si le partenaire n’est pas assujetti à la TVA, les montants de financements demandés HT et TTC seront donc égaux. Le partenaire devra fournir à l’OFB une attestation de non assujettissement à la TVA indiquant le fondement juridique le justifiant. Conformément au règlement administratif, le taux de financement demandé auprès de l’OFB ne pourra excéder 80 % du coût complet du projet TTC.